I sistemi per la gestione documentale

L’attività di un’azienda – in qualsiasi settore lavori; a dire il vero, l’attività di qualsiasi organizzazione – genera per sua natura una quantità considerevole di documenti, che possono avere a che fare ora con la comunicazione interna, ora con la memoria dell’organizzazione stessa, ma che ne sostituiscono comunque un elemento fondamentale: la gestione documentale è quindi un fattore necessario ad una buona riuscita del quotidiano lavoro aziendale.

Soprattutto per le realtà di maggiori dimensioni, infatti, i documenti generati possono assommare a migliaia e migliaia di pagine ogni anno; questo rende semplice capire come sia importante disporre di un sistema di gestione documentale come questo, che permetta la semplice e sistematica archiviazione, messa in sicurezza, e successiva visualizzazione di tutte le informazioni che in quei documenti sono contenute, e che possono essere fondamentali ora per ricostruire le tracce di un ordine, ora per comprendere cosa proporre a livello commerciale, ora per profilare al meglio una particolare fascia di clientela – un sistema, quindi, con ricadute positive su tutti i settori e le attività aziendali, da quelle dell’ufficio amministrativo a quelle del reparto commerciale.

Spiegato nel modo più semplice, un sistema di gestione documentale è un apparato, sia hardware che software, che permette di gestire ogni tipo di documenti in maniera digitale. Questo significa che il sistema deve permetter di organizzare, archiviare, immagazzinare, classificare e infine recuperare in qualsiasi momento e con semplicità lettere, fotografie, e-mail, fax, ma anche file video o audio. Sebbene si sia parlato a lungo dell’ufficio “senza carta” questa è una realtà ancora, quantomeno, lontana nel tempo, e quindi il sistema di cui parliamo dovrà anche disporre di mezzi e strumenti per includere nella digitalizzazione anche i documenti che “nascono” su carta, e quindi scanner per l’acquisizione e software di riconoscimento caratteri per permettere al sistema informatico di “leggere” e interpretare i dati contenuti sui fogli e usarli per l’archiviazione.

Fra i maggiori vantaggi di un sistema di gestione documentale si può sicuramente annoverare la possibilità di archiviare i documenti in un’ottica di lungo termine, in formato digitale, e quindi con un’enorme semplicità di recupero dei documenti stessi tramite i sistemi di ricerca di file, che potranno essere classificati e quindi identificati secondo un numero enorme di indici, e allo stesso tempo con la possibilità di condividere immediatamente con qualsiasi punto del mondo il loro contenuto, a seconda delle necessità, tramite internet. E tutto questo senza le necessità di personale e tempo tipiche degli archivi di tipo tradizionale!